Comment faire un Business plan sur Excel ?

Qu’est-ce qu’un business plan ?

Les directeurs financiers, afin notamment d’anticiper leurs investissements et de prévoir la performance future de leur entreprise, projettent leurs états financiers. Pour prévoir les états financiers dans les années à venir, ils mettent en place des business plans sur Excel. Ils mettent à profit la flexibilité d’Excel pour faire varier leurs résultats en fonction d’hypothèses business prédéfinies. Afin de bénéficier d’un modèle simple d’utilisation, certaines bonnes pratiques sont à respecter et nous allons les détailler.

Que contient un business plan sur Excel ?

Avant de commencer la modélisation, il est important de déterminer la structure de son modèle. Lorsque vous développez un business plan sur Excel, la première bonne pratique, et sans doute la plus importante, est de toujours séparer hypothèses, calculs et restitutions.

Hypothèses

Les hypothèses à prendre dans un business plan sur Excel sont les hypothèses déterminantes pour votre business. Il s’agit des éléments qui vont faire varier de manière significative votre chiffre d’affaires et vos coûts. Il convient de se poser les questions suivantes :

• Quelles lignes de mon compte de résultats sont prépondérantes ?
• De quoi dépendent-elles ?
• Ces éléments sont-ils prévisibles ? Comment puis-je les impacter ?

Une fois les réponses obtenues, il convient de rassembler vos hypothèses dans un onglet dédié contenant :

• Des cellules d’input, au code couleur clair et explicité
• Des calculs indicatifs pour faciliter la saisie
• L’unité de chacune des cellules d’hypothèses

Calculs

Une fois les hypothèses mises en place, l’étape de la modélisation intervient. Une feuille de calcul se décompose horizontalement en une partie gauche, figée, et une partie droite, dépendant du temps (mobile).

La partie gauche est composée généralement des éléments suivants :

• Une colonne de libellés, qui explicite la ligne calculée
• Une colonne d’unités
• Plusieurs colonnes d’hypothèses, qui viennent directement de l’onglet d’hypothèses
• Une colonne de total, qui somme les colonnes de droite
• Une colonne de check

La partie droite, quant à elle, contient une timeline avec un calcul des lignes considérées sur les années à venir.

Afin de faciliter vos calculs, il est nécessaire de mettre en place des flags temporels afin de repérer, par des 0 et des 1, certaines périodes du business plan sur Excel. Ceux-ci seront sur la partie haute de vos blocs de calcul et vous aideront à les développer. Une fois l’ensemble des lignes de calcul mises en place, vous pouvez construire les états financiers.

Les états financiers étant ce que souhaitent voir les utilisateurs, il convient de les positionner sur la partie haute de la feuille. Il y a trois types d’états financiers, qui sont liés entre eux :

• Le compte de résultat, qui apporte une vision de la performance d’une entreprise, au cours d’une période donnée. Il recense les revenus et charges, imputables à la période
• Le bilan, qui apporte à un instant t (souvent en fin d’année), la vision comptable de l’entreprise, et notamment une vision de ce que l’entreprise doit et possède
• Le flux de trésorerie, qui répertorie les mouvements bancaires au cours d’une période

Ces états financiers doivent être modélisés dans les onglets de calcul puis synthétisés en restitution.

En résumé, les calculs doivent être :

• Décomposés le plus possible
• Structurés verticalement (blocs de calcul) et horizontalement (zone d’hypothèses et timeline)
• Au service des états financiers, qui sont en haut de l’onglet

Restitutions

La première restitution consiste à obtenir une vision claire, au sein des onglets de calcul, des états financiers de l’entreprise. Si vous avez développé plusieurs onglets de calculs, pour plusieurs business units, un onglet de consolidation est nécessaire.

Ensuite, il convient de créer un ou plusieurs onglets dédiés à la restitution de vos données, sous forme graphique. Dans ceux-ci, privilégiez une vision synthétique des états financiers. Nous allons voir par la suite des exemples d’analyses types.

Quelles analyses dans un business plan sur Excel

Analyse de sensibilité

L’objectif de ce type d’analyse est de faire varier un output clé du modèle, en fonction de la variation d’une ou deux hypothèses majeures. Pour ce faire, il convient de se servir de l’outil de table de données.

En pratique, la table se présente selon un schéma défini :

• En colonnes et en lignes, les deux hypothèses à faire varier. Vous pouvez définir les valeurs de ces hypothèses
• Au sein du tableau se trouvera l’output, en fonction des valeurs de ligne et de colonne des hypothèses concernées

Analyse de scénarios

De même, lorsque vous mettez en place un business plan sur Excel, qui contient plusieurs scénarios dépendant de vos choix stratégiques, une analyse de scénarios s’impose. Contrairement à l’analyse de sensibilité, celle de scénarios peut faire varier un grand nombre d’hypothèses. En général, vous pouvez mettre en place trois scénarios :

• Worst case : la vision la plus conservatrice de vos hypothèses
• Base case : le scénario de référence
• Best case : la vision la plus ambitieuse des hypothèses

Pour analyser ces scénarios, la méthode se décompose en 3 étapes :

1. On intègre des colonnes scénarios dans une feuille dédiée pour que l’utilisateur puisse saisir ses valeurs (possibilité aussi de mettre les colonnes directement dans la feuille d’hypothèses)
2. Selon le scénario sélectionné à l’instant t dans le modèle, on trouve l’hypothèse concernée puis on la rapatrie dans la feuille de calcul avec un code couleur
3. Lorsque le scénario sélectionné change, les hypothèses changent automatiquement et le modèle se recalcule

Checks

La dernière étape, lors de la mise en place d’un business plan sur Excel, est de faire des tests de cohérence. La définition d’un check pertinent requiert une bonne connaissance du métier, des zones de risque du modèle et de ses outputs principaux. Au-delà des checks pertinents, il est toujours nécessaire de vérifier que le bilan est équilibré et que la trésorerie est positive.

Pour faire ressortir les checks, il convient d’utiliser des formats conditionnels. De plus, il est de coutume de respecter une arborescence de checks qui permet de retracer une erreur :

• Des checks au sein des lignes de calcul
• Un check global par ligne
• Un check global par onglet
• Un check général, dans un onglet dédié, qui regroupe l’ensemble des checks

Afin de rendre vos checks encore plus visuels, vous pouvez également utiliser des symboles graphiques sur Excel.

Conclusion

Un business plan sur Excel est un modèle :

• Structuré : avec des zones dédiées à chaque étape du process
• Ergonomique : avec un parcours utilisateur fluide
• Simple : plus vos formules seront simples, plus cela sera transparent pour l’utilisateur

Bon courage dans vos développements !