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La forme au service du fond

Une forme irréprochable permet une meilleure compréhension des données financières et facilite l’appropriation d’un modèle complexe par un utilisateur autre que le créateur.

Il est donc important de bien mettre en forme au fur et à mesure que l’on construit le modèle :

  • Les tableaux, les graphiques et les onglets doivent avoir un titre
  • Les formats numériques doivent être optimisés pour en faciliter la lecture (unité, nombre de décimale, format des nombre négatifs…)
  • Les hauteurs (largeurs) de lignes (de colonnes) doivent être adaptées
  • Les zones et les paramètres d’impression doivent être précisés.

Organiser les données du modèle par nature

Le but n’est pas de tout rendre le plus compact possible, en multipliant les formules à rallonge – au contraire ! Le modèle, pour être le plus clair possible, doit être le plus décomposé possible, afin que l’on puisse facilement comprendre la construction d’un chiffre ; ainsi :

  • Chaque hypothèse doit être lisible directement dans une cellule (donc une seule hypothèse par cellule)
  • Jamais de nombres en « dur » dans les formules (les sortir dans des cellules d’hypothèses)
  • Différencier formellement les cellules d’un onglet en fonction de leur contenu (hypothèse ou formule)
    1. Une couleur de fond peut être utilisée (bleu clair le plus souvent utilisé pour les hypothèses ou « inputs »)
    2. Une couleur de police différente peut être utilisée
    3. Les cellules avec des formules peuvent être verrouillées
  • Pour des modèles complexes comme les financements de projets, il est préférable de loger dans des onglets différents les hypothèses, les calculs et les résultats.

Les fichiers doivent comporter certaines informations utiles

Ainsi, il faut y faire figurer :

  • Une date et un numéro de version
  • Les coordonnées du concepteur ou de la personne à contacter pour obtenir de l’aide
  • L’explication des conventions : couleur de cellule, police… organisation du classeur
  • Les références des données externes au classeur : origine de certaines hypothèses, rapports sources, documents de travail liés…
  • Un mode d’emploi utilisateur (documentation nécessaire, car un bon modèle s’inscrit dans la durée, et risque de connaître plusieurs utilisateurs…)
  • Un mode d’emploi « administrateur », si le modèle est complexe, afin de pouvoir le faire évoluer

L’usage des colonnes

Traditionnellement, les périodes (années, trimestres ou mois) sont représentées en colonnes.

Il est utile de distinguer les colonnes correspondant à des années passées (chiffres réels figés) de celles des années futures (prévisions modélisées) par une couleur de fond différente.

Il faut utiliser des colonnes adjacentes pour pouvoir tirer les formules (ne pas intercaler de sous-totaux trimestres/années au milieu, mais placer ceux-ci sur une feuille à part, à l’aide de la formule SOMME.SI, par exemple).

Sur tous les onglets, une colonne déterminée doit correspondre à la même période.

Le respect de ces conventions permet de limiter les erreurs dans les formules et de faciliter la réappropriation du modèle par une nouvelle personne, pour sa relecture par exemple.

Réaliser des contrôles

La réalisation de contrôles est primordiale afin de s’assurer que le modèle « boucle bien ». Le détail d’un poste doit boucler toutes ses occurrences sur les autres onglets. La mise en place de contrôles visuels permet à l’utilisateur en un coup d’œil de vérifier la cohérence globale du modèle. Ainsi :

  • Vérifiez que vos principaux agrégats (CA, EBITDA, EBIT, RN…) bouclent bien d’un onglet à un autre. Vous pouvez créer des lignes de contrôle pour matérialiser ces bouclages (en renseignant une formule sous chaque tableau qui marquera « FAUX » si les deux agrégats diffèrent d’un onglet à l’autre.
  • Vérifiez que votre bilan est bien équilibré. Ce contrôle fondamental peut-être présent dans une même cellule en haut de chaque onglet du classeur.
  • Vérifiez que la somme de vos pourcentages fait bien 100% et que vous ne comptabilisez pas des sous-totaux en double
  • N’hésitez pas à utiliser des « flags » afin de pouvoir repérer rapidement des erreurs éventuelles, en utilisant par exemple les formats conditionnels.

Donner une grande importance à l’ergonomie du modèle

Se mettre à la place de l’utilisateur qui découvre le modèle :

  • Dans le cas d’un modèle complexe, on pourra insérer des boutons pour faciliter la navigation entre différents onglets
  • Insérer une table des matières en début de classeur
  • Penser à ajouter des commentaires pour préciser le but de certaines cellules à l’utilisateur ; plutôt que de rentrer des commentaires avec la fonction commentaires ou la validation de données, les sortir dans une colonne dédiée : cela sera ainsi lisible plus facilement, notamment à l’impression !