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L’adoption d’un nouvel outil numérique, qu’il s’agisse d’un logiciel, d’un tableau de bord ou d’une application, constitue souvent un défi de taille pour les organisations. En effet, créer un outil performant ne suffit pas à garantir une utilisation régulière et efficace par les utilisateurs finaux !  

Chez F31, nous avons à cœur d’accompagner nos clients dans leur prise de décision via la création d’outil sur mesure répondant à leur besoin. Nous mettons alors tout en œuvre pour s’assurer du bon déroulement du projet lors de son développement, mais également pour faciliter l’adoption de l’outil par les collaborateurs à la suite de sa livraison. 

Explorons ensemble les différentes étapes et bonnes pratiques, nous permettant de maximiser le taux d’adoption d’un outil ! 

6 conseils pour améliorer le taux d’adoption de vos outils

La constitution de l’équipe projet 

L’un des premiers leviers pour assurer l’adoption d’un outil réside dans la bonne constitution de l’équipe projet. Lors de la rédaction du cahier des charges de l’outil, il est important d’inclure des représentants de chaque groupe d’utilisateurs (métiers, IT, direction) afin de : 

  • Définir Ies besoins fonctionnels de l’outil 
  • Identifier les contraintes opérationnelles 
  • Anticiper les résistances potentielles 

Prenons l’exemple d’un outil de reporting destiné aux équipes commerciales. Si les représentants commerciaux eux-mêmes ne sont pas impliqués dans la définition des KPIS et restitutions à produire, alors le risque de ne pas répondre à leurs problématiques réelles augmente. En revanche, leur implication dès la phase de conception permet de s’assurer que leurs besoins spécifiques seront pris en compte, tout en créant un climat de co-construction qui favorise, à terme, l’adoption de l’outil.  

Le développement par itération  

La méthode Agile est une approche du développement consistant en des cycles de développement courts, qui permettent de livrer, tester, et améliorer des versions intermédiaires de l’outil. 

Cette méthode présente plusieurs avantages : 

  • Recueil rapide des retours d’expérience des utilisateurs, qui peuvent alors exprimer leurs satisfactions et frustrations dès les premières versions.  
  • Intégration de ces retours dans les itérations suivantes, dans une démarche d’amélioration continue de l’outil. 
  • Familiarisation progressive avec l’outil, réduisant ainsi l’effet de rupture qui s’observe parfois lors du déploiement d’un nouveau système.  

Chaque itération renforce l’engagement et la confiance dans l’outil, tout en l’adaptant pleinement aux besoins des utilisateurs, impliquant donc une hausse du taux d’adoption. 

Le soin apporté au design de l’outil  

Chez F31, nous sommes convaincus que le secret de l’adoption d’un outil réside en partie dans son design, alliant esthétisme et ergonomie, c’est-à-dire la facilité d’utilisation. C’est pourquoi nous avons fait du design l’une de nos trois expertises clés, et que nous soignons particulièrement le parcours utilisateur et le rendu visuel lors de la création d’un outil. 

Une interface surchargée ou peu intuitive, découragera les utilisateurs, même si ses fonctionnalités sont pertinentes. À l’inverse, un design épuré, avec une navigation claire et des fonctionnalités accessibles, encourage l’exploration et l’utilisation régulière.  

Limiter le nombre de graphiques affichés simultanément, proposer des options de filtrage intuitives, ou d’utiliser une charte graphique sont autant de bonnes pratiques qui contribuent à une meilleure adoption. 

Pour aller plus loin, découvrez nos conseils pour améliorer le design sur Power BI et sur Excel.

La transparence de l’outil  

Pour que les utilisateurs acceptent pleinement un outil, ils doivent comprendre : 

  • Ses objectifs : à quoi sert ce rapport et dans quel cadre l’utiliser. 
  • Son fonctionnement : comment trouver l’information ou la vision filtrée pertinente pour l’utilisateur. 
  • La provenance de ses données : d’où proviennent les données, comment sont-elles traitées, etc. 

Une documentation détaillée de l’outil, accessible à tous, est un élément clé pour répondre à ces questions et renforcer la transparence de l’outil. Elle en décrit les fonctionnalités, le parcours utilisateur, mais aussi les choix techniques et les méthodologies employées.  

La formation des utilisateurs 

Une bonne formation des utilisateurs à la livraison de l’outil permet d’en améliorer l’adoption. En effet, en accompagnant les équipes lors de leur découverte de l’interface, on s’assure de limiter les craintes et frustrations indissociables de cette étape délicate. Cette formation peut se décomposer en deux publics différents, chacun ayant des attentes qui lui sont propres. 

  • Les utilisateurs : pour ce groupe, on insistera surtout sur la bonne compréhension des différentes fonctionnalités de l’outil, la navigation dans l’interface, et le sens des données ou analyses fournies. 
  • Les administrateurs : pour ce groupe, souvent issu de l’équipe projet qui s’implique dans le développement du rapport, la formation peut aller plus loin et aborder des thèmes tels que la gestion des droits d’accès, la configuration des paramètres, ou la maintenance de l’outil.  

En fonction du besoin, ces formations peuvent prendre la forme d’ateliers, en physique ou en distanciel, de guides ou de sessions de Questions/Réponses. Peu importe sa forme, il est essentiel d’accompagner les utilisateurs finaux dans la découverte de l’outil afin d’en maximiser l’adoption. 

Une amélioration continue post-livraison 

La mise en production de l’outil ne doit pas marquer la fin du projet, mais plutôt le début d’un cycle d’amélioration continue. Après le déploiement, il est crucial d’instaurer un suivi régulier pour s’assurer que l’outil répond bien aux attentes et pour identifier les axes d’amélioration. 

L’objectif est de recueillir des retours sur l’expérience utilisateur :  

  • Quels aspects de l’outil sont appréciés ?  
  • Quels sont les points de frustration ?  
  • Quelles fonctionnalités supplémentaires seraient utiles ?  

Ces retours, une fois analysés et intégrés dans un plan d’amélioration continue, assure une adoption pérenne de l’outil, en l’adaptant aux nouveaux besoins au fur et à mesure du temps. 

Conclusion 

L’amélioration du taux d’adoption d’un outil ne repose pas sur une seule action, mais sur une série de bonnes pratiques à mettre en œuvre tout au long du cycle de vie du projet. De l’implication des parties prenantes à la formation des utilisateurs, en passant par un design soigné et un suivi post-lancement rigoureux, chaque étape compte pour faire de l’outil un véritable atout, apprécié et pleinement exploité par les utilisateurs !