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Pour construire une restitution de données chiffrées (reporting financier, suivi des KPIs etc.), Excel et Power BI sont deux outils intéressants bien qu’ils disposent de fonctionnalités distinctes. Mais entre Power BI vs Excel, comment choisir la solution la plus adaptée à son besoin ?

Cet article propose une grille de lecture pour alimenter la réflexion. Elle permet de cerner et d’affiner le besoin rencontré et de sélectionner ainsi, de manière éclairée, la technologie la plus adaptée.

Pourquoi Excel et Power BI peuvent-ils entrer en concurrence ?

Les deux technologies semblent, de prime abord, très différentes. Excel est essentiellement utilisé pour saisir des données dans des tables et réaliser des calculs. Power BI, pour sa part, appartient véritablement à l’écosystème des technologies de visualisation de données et semble donc être l’outil dédié pour présenter des analyses de données complètes.

En creusant leurs fonctionnalités, on se rend compte qu’en ce qui concerne l’import, la transformation et la consolidation des données, les deux outils sont identiques : le moteur Power Query disponible dans Excel est similaire à celui disponible dans Power BI. En ce qui concerne la modélisation de données, Power Pivot dans Excel peut être utilisé : des relations entre les tables peuvent être établies et des mesures créées comme dans Power BI. La vraie différence entre les deux technologies réside donc vraiment dans la manière de visualiser et d’interagir avec les données, et de les partager sur tout type de support.

Afin de discerner qui de Power BI vs Excel est l’outil le plus pertinent pour répondre à votre besoin, il est utile de disposer d’une grille de lecture qui mette en avant les qualités propres à l’une ou l’autre des technologies. Evaluer l’importance que vous attribuez à chacune des caractéristiques listées dans cette grille vous permettra d’affiner votre besoin et d’éclairer votre décision technique. La grille de lecture présentée ci-dessous est, bien entendu, non exhaustive.

Quels sont les atouts de Power BI vs Excel ?

Les atouts de Power BI vs Excel sont les suivants :

  • interactivité et accessibilité des données : l’utilisateur peut filtrer/dé-filtrer les données et accéder à des niveaux de granularité supplémentaires en jouant sur l’interaction entre les visuels
  • qualité de l’expérience utilisateur : la prise en main du rapport par les utilisateurs finaux est relativement aisée et cette technologie bénéficie d’un attrait lié à son caractère encore novateur et innovant. Les utilisateurs apprécient de pouvoir naviguer dans les données et les creuser pour aller chercher l’information qu’ils souhaitent
  • variété des visuels : le catalogue disponible est varié et permet de restituer les données dans des formats non disponibles sur Excel (ex. arbre de décomposition)
  • performance : Power BI est optimisé pour traiter de grandes quantités de données. La visualisation de données complexes est donc plus fluide
  • partage et collaboration : l’interface en ligne permet de partager facilement les rapports sur un espace commun et de paramétrer différents rôles (administrateur, membre, contributeur ou lecteur)
  • actualisation des données : si des connexions aux différentes sources ont été établies, les données peuvent être automatiquement rafraîchies en fonction de la planification établie (une ou plusieurs fois par jour, potentiellement de nuit sans que l’utilisateur n’ait à subir un temps de chargement)
  • protection des données : avec la mise en place de la RLS (Row Level Security), il est possible de sécuriser et d’organiser l’accès aux données (par exemple, M. X a uniquement accès aux données de tel domaine d’activité tandis que Mme Y a accès aux données de tous les domaines)
Exemple rapport financier Power BI

Exemple de rapports financiers réalisés sur Power BI

Quels sont les atouts d’Excel par rapport à Power BI ?

Excel présente les atouts suivants :

  • saisie des données : là où Power BI ne permet que de visualiser les données auquel le rapport est connecté, Excel permet de saisir des données. Les étapes de saisie de données, de traitement et de restitution peuvent, potentiellement, intervenir dans un même fichier
  • habitude des utilisateurs : une des forces principales d’Excel réside dans sa pérennité. Il ne s’agit pas d’un outil nouveau et les utilisateurs sont désormais bien habitués à manipuler les fichiers Excel
  • accès direct aux données : si un accès à la source des données est offert à l’utilisateur, il est alors facile pour lui de créer ses propres analyses complémentaires. Les analyses déjà disponibles ne constituent pas un cadre de restitution figé, mais plutôt un point de départ. De plus, les retraitements des données réalisés dans Excel sont offerts à l’audit des utilisateurs et ne constituent pas une boîte noire : cet aspect est rassurant pour les utilisateurs qui ont confiance dans les données présentées.

Exemple de restitution de données réalisée dans un onglet Excel

Pourquoi choisir entre les deux technologies ? Utiliser leur complémentarité

Excel et Power BI présentent des profils complémentaires et peuvent se combiner pour réaliser des rapports de restitution. La saisie des données et la gestion des référentiels de dimension peuvent être réalisées dans un fichier Excel. Ce dernier devient alors une source de données “ouverte” et accessible pour un rapport Power BI.

Les fonctionnalités d’Excel peuvent, de plus, être considérablement enrichies en utilisant le moteur Power Query. Apprenez-en plus sur la complémentarité de Power Query et Excel.

Alors que Power BI semble être l’outil prédisposé à la visualisation de données, Excel dispose de qualités qui lui permettent de rester dans la course. On l’aura compris, entre Power BI vs Excel, tout dépend des attentes des utilisateurs quant aux fonctionnalités d’un outil de restitution.

Là où Power BI propose une véritable expérience utilisateur avec des données régulièrement actualisées et une navigation facilitée, Excel oppose la force tranquille de l’habitude et l’accès privilégié aux données et aux traitements appliqués.