Introduction à la Digitalisation des Notes de Frais

Evolutions légales de la dématérialisation

En 2010, l’Etat entame un processus de dématérialisation des factures des entreprises. En 2017, les entreprises sont autorisées à numériser les factures reçues au format papier. Depuis 2019, elles ne sont plus obligées de conserver les justificatifs des notes de frais en version papier, marquant une avancée significative dans la simplification administrative et la digitalisation des processus comptables.

Gain de temps et simplicité pour les usagers et les comptables

Selon une étude de l’IFOP, 75% des cadres des TPE doivent attendre deux semaines ou plus pour se faire rembourser. C’est trop long et c’est source de stress. Avec une Application, la mobilité est accrue : un collaborateur peut créer ses notes de frais dématérialisées en temps réel grâce à son smartphone.
Le traitement d’une note de frais papier dure en moyenne 20 minutes, c’est un temps considérable qui pourrait être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, une application permet d’harmoniser le processus. Le service comptable reçoit directement les informations demandées, sous le bon format, l’utilisateur sait exactement quelles informations envoyer et peut le faire depuis son smartphone.

Intégration avec d’autres outils informatiques

Une application de notes de frais peut s’intégrer directement avec d’autres outils informatiques de l’entreprise comme des outils de gestion comptable ou des bases de données du CSE. Une grande partie de ce qui se faisait avant à la main peut ainsi être automatisé.

Solutions de digitalisation des notes de frais

Application générique

Beaucoup d’entreprises utilisent une solution clé en main, parfois incluse dans un outil de gestion plus global. Les tarifs des licences commencent à 5€ par utilisateurs et par mois, mais peuvent monter très vite en cas de personnalisation de l’application si l’entreprise a des besoins d’intégration particuliers.

Power apps

Power Apps permet une création rapide et intuitive d’application mobile sur-mesure. Il s’agit d’un outil de Microsoft pour construire des applications professionnelles sans avoir besoin de connaissances avancées en code.

Quelles sont les particularités de la solution Power Apps ?

Les Avantages de Power Apps

• Ergonomique. Les applications Power Apps sont rapides et faciles à créer. L’interface est intuitive, on ne code pas en html ou en python. On dispose les éléments graphiques sur un canevas comme on ferait sur une présentation Powerpoint. On peut donner des propriétés aux élément grâce à un volet Propriétés (par exemple : action quand on clique). Il est également possible de rajouter des morceaux de codes dans le langage « Power Fx » pour une plus grande personnalisation.

• Facilement intégrable. Power Apps est conçu pour être connecté avec tous les outils Microsoft. Par exemple, le programme peut aller chercher des données dans des classeurs Excel, ou télécharger des documents sur un SharePoint. Elle peut aussi déclencher un flux Power Automate, qui peut créer des documents PDF, envoyer des mails, etc. Des possibilités d’intégration existent également avec des outils non-Microsoft : il y a donc un fort potentiel d’automatisation.

Les types de connecteurs sur Power Apps

• Connecteurs standards. Ceux-ci ne nécessitent pas de licence spéciale. La liste inclut les connecteurs Microsoft 365, Google Drive, bing maps.

• Connecteurs premium. Ils nécessitent une licence particulière. On peut citer dans cette catégorie Docusign, Google Books, certains services Adobe.

• Connecteurs personnalisés. Vous pouvez vous-même programmer un connecteur qui remplit exactement les fonctions dont vous avez besoin pour automatiser une tâche particulière.

Exemples de personnalisation d’une application mobile de Notes de Frais sur Power Apps

Une application mobile de Notes de Frais digitalisées conçue sur Power Apps pourrait intégrer facilement les fonctionnalités suivantes souvent absentes nativement des solutions clés en main :

• Répartir une même facture sur différentes lignes, quand différents taux de TVA s’appliquent
• Envoyer un message dans Teams au collaborateur qui doit valider la note de frais
• Créer une facture au format souhaité pour refacturer une note de frais à un client
• Vérifier dans un classeur Excel des projets en cours que la note de frais a été émise à une date cohérente
• Permettre au validateur de créer une réunion Outlook dans l’agenda du collaborateur qui a avancé les frais pour en discuter.

Comment construire une application de Note de Frais avec Power Apps ?

• Base de données
  Créer une liste SharePoint, qui servira de base de données (d’autres sources de données peuvent également être utilisées, notamment une BD SQL Azure). Seule l’application y aura accès en écriture, et des utilisateurs spécifiques y auront accès en lecture selon les étapes du processus de validation des notes de frais.

• Interface Utilisateur
  Créer l’interface utilisateur sur make.powerapps.com, avec un écran par tâche (renseigner une note de frais, suivre ses notes de frais, valider une note de frais…). Le Glisser-déposer permet d’avancer sur cette étape sans connaissances en code. Il est possible de concevoir une disposition pour smartphones en même temps.

• Connexion à la Base de Données
  Interfacer l’application avec la base de données. La méthode la plus robuste est de déclencher un flux Power Automate au clic de certains boutons, comme le bouton de soumission. Ce flux permettra de donner aux bons utilisateurs les droits d’accès à la base de données, et éventuellement de déclencher d’autres processus (exemple : création d’un brouillon de courriel avec en pièce jointe une facture PDF au format choisi pour refacturer la note de frais à un client directement dans la boîte mail d’un comptable). Le flux pourra aussi s’interfacer avec d’autres logiciels de gestion de l’entreprise.

• Diffusion
  Tester l’application, puis la diffuser aux collaborateurs !

Conclusion

Selon vos besoins et votre budget, mettre en place une application de Notes de frais peut être une bonne idée pour votre structure. Envisagez les différentes solutions, et notamment la possibilité de créer une application 100% customisée sur Microsoft Power Apps.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez un accompagnement dans la mise en place d’une telle application !

FAQ

• Comment faire une note de frais modèle ?
  Une note de frais est un document officiel qui doit mentionner certaines informations pour être valable. Elle doit toujours spécifier la date, le lieu, l’objet des dépenses, les montants engagés hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) et le nom du salarié (si le justificatif peut être anonyme, la note de frais est nominative). Elle doit contenir obligatoirement les factures et les différents justificatifs.
  Les solutions clé-en-main permettent de respecter les exigences légales facilement. Avec une application maison, on peut par exemple utiliser un template Word avec les informations ci-dessus, qui est rempli par Power Automate en fonction des données renseignées dans l’application, puis l’exporter en PDF.
• Quelles sont les licences nécessaires pour créer et utiliser une application Power Apps ?
  Certaines licences Microsoft 365 suffisent pour utiliser la plupart des Power Apps (selon les connecteurs utilisés). Renseignez-vous sur le site de Microsoft pour avoir les derniers tarifs.