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Introduction à la Digitalisation des Notes de Frais

Evolutions légales de la dématérialisation

En 2010, l’Etat entame un processus de dématérialisation des factures des entreprises. En 2017, les entreprises sont autorisées à numériser les factures reçues au format papier. Depuis 2019, elles ne sont plus obligées de conserver les justificatifs des notes de frais en version papier, marquant une avancée significative dans la simplification administrative et la digitalisation des processus comptables.

Gain de temps et simplicité pour les usagers et les comptables

Selon une étude de l’IFOP, 75% des cadres des TPE doivent attendre deux semaines ou plus pour se faire rembourser. C’est trop long et c’est source de stress. Avec une Application, la mobilité est accrue : un collaborateur peut créer ses notes de frais dématérialisées en temps réel grâce à son smartphone.
Le traitement d’une note de frais papier dure en moyenne 20 minutes, c’est un temps considérable qui pourrait être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, une application permet d’harmoniser le processus. Le service comptable reçoit directement les informations demandées, sous le bon format, l’utilisateur sait exactement quelles informations envoyer et peut le faire depuis son smartphone.

Intégration avec d’autres outils informatiques

Une application de notes de frais peut s’intégrer directement avec d’autres outils informatiques de l’entreprise comme des outils de gestion comptable ou des bases de données du CSE. Une grande partie de ce qui se faisait avant à la main peut ainsi être automatisé.

Solutions de digitalisation des notes de frais

Application générique

Beaucoup d’entreprises utilisent une solution clé en main, parfois incluse dans un outil de gestion plus global. Les tarifs des licences commencent à 5€ par utilisateurs et par mois, mais peuvent monter très vite en cas de personnalisation de l’application si l’entreprise a des besoins d’intégration particuliers.

Power apps

Power Apps permet une création rapide et intuitive d’application mobile sur-mesure. Il s’agit d’un outil de Microsoft pour construire des applications professionnelles sans avoir besoin de connaissances avancées en code.

A quoi ressemble une application de Notes de frais Power Apps ?

Quelles sont les particularités de la solution Power Apps ?

Les Avantages de Power Apps

Les types de connecteurs sur Power Apps

Exemples de connecteurs Power Apps

Exemples de personnalisation d’une application mobile de Notes de Frais sur Power Apps

Une application mobile de Notes de Frais digitalisées conçue sur Power Apps pourrait intégrer facilement les fonctionnalités suivantes souvent absentes nativement des solutions clés en main :

Comment construire une application de Note de Frais avec Power Apps ?

Conclusion

Selon vos besoins et votre budget, mettre en place une application de Notes de frais peut être une bonne idée pour votre structure. Envisagez les différentes solutions, et notamment la possibilité de créer une application 100% customisée sur Microsoft Power Apps.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez un accompagnement dans la mise en place d’une telle application !

FAQ

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